GRAHA TANIMULYA INDAH

Tata Kerja Pengelolaan Graha TaniMulya Indah (GTMI)

SURAT KEPUTUSAN KETUA DAN KETUA PEMBINA
YAYASAN BINA TANIMULYA AL-MUJAHIDDIN (YBTMA)
Nomor: 04/YBTMA/VIM-IH/2025M-1447H

Tentang :
Tata Kerja Graha Tanimulya Indah (GTMI)
Yayasan Bina Tanimulya Al-Mujahiddin

Bismillahirrohmaanirrohiim,
Yayasan Bina Tanimulya Almujahiddin:

Menimbang :

  1. Perlunya pengelolaan Graha Tanimulya Indah (GTMI) yang akuntabel dan berkelanjutan dengan kerangka dasar kerja Madani, Mandiri dan Fastabiqul Khoirot sesuai dengan VMTS YBTMA.
  2. Perlu secara berkelanjutan meningkatkan kenyamanan dan kepercayaan Masyarakat terhadap pengelolaan GTMI dalam kerangka dasar kebermanfaatan bagi warga Tanimulya Indah (RW 15).
  3. Bahwa untuk melaksanakan maksud pada butir 1 dan 2 di atas, perlu dikeluarkan Surat Keputusan tentang Tata Kerja GTMI – YBTMA

Mengingat :

  1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Yayasan Bina Tanimulya Al-Mujahiddin dan perubahan ART pada tanggal 29 Juli 2024.
  2. Keputusan Rapat Dewan Pembina (Para Ketua RT, anggota pembina dan pengawas), Ketua DKM dan Direktur GTMI tanggal 19 Juli tahun 2023 dan disahkan pada rapat lanjutan tanggal 29 Juli 2024 tentang struktur organisasi DKM dan GTMI berada dalam naungan YBTMA.
  3. Algoritma tata kelola organisasi TMI di lingkungan TMI yang disahkan pada tanggal 16 November 2016.

Memperhatikan :

  1. Keputusan Rapat Dewan Pembina tentang Tata Kerja GTMI YBTMA pada tanggal 19 Juli 2025

MEMUTUSKAN

Menetapkan :

Pertama :

  1. Memberlakukan Tata Kerja GTMI yang harus dipedomani oleh Pengelola GTMI YBTMA sebagaimana termaktub pada lampiran surat keputusan ini

Kedua :

  1. Segala ketentuan yang bertentangan dengan keputusan ini dinyatakan tidak berlaku

Ketiga :

  1. Keputusan ini berlaku mulai sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diubah/diperbaiki sebagaimana mestinya sesuai prosedur yang berlaku pada keputusan ini.

Ditetapkan : di Tanimulya Indah

Pada Tanggal : 19 Juli 2025M / 23 Muharam 1447H

Ketua Pembina
YBTMA

H. Suprianto

Ketua YBTMA

H. Heris Hendriana

LAMPIRAN :
SURAT KEPUTUSAN KETUA DAN KETUA PEMBINA
YAYASAN BINA TANIMULYA AL-MUJAHIDDIN (YBTMA)
Nomor: 04/YBTMA/VIM-IH/2025M-1447H

Tentang :
TATA KERJA
PENGELOLAAN GRAHA TANIMULYA INDAH (GTMI) - YBTMA
YAYASAN BINA TANIMULYA ALMUJAHIDDIN

PENDAHULUAN

Bismillahirrohmaanirrohiim,

Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT yang selalu melimpahkan kasih sayang tiada batasnya. Doa-doa terbaik untuk kebahagiaan para perintis dan pemberi sodaqoh berupa materi maupun Non-materi sehingga bisa berdiri megah kebanggan Warga Tanimulya Indah yaitu GRAHA TANIMULYA INDAH (GTMI) di atas tanah fasilitas umum yang disediakan oleh Develover Abadi Mulya. GTMI berada dalam naungan Yayasan Bina Tanimulya Indah.

Tanimulya Indah merupakan komplek yang mulai dihuni sejak tahun 1992 dan terus berkembang sehingga menjadi salah satu Rukun Warga (RW) yang ditetapkan sebagai bagian dari Desa Tanimulya Indah Kecamatan Ngamprah. Sebagai komunitas baru dan pendatang alhamdulillah para sepuh dan pionir yang visioner telah memprakarsai dan merealisasikan berbagai fasilitas yang terus berkembang hingga saat ini.

GTMI dibangun pada tahun 2017-2018 dengan maksud untuk memberikan fasilitas berbagai kegiatan kepada warga TMI. Untuk pemeliharaan dan kebermanfaatan GTMI selain sebagai sarana olah raga, digunakan juga sebagai tempat resepsi pernikahan dan hajatan lainnya. Walaupun lapangan bagian luarnya masih terbuka, tetapi tetap bisa termanfaatkan untuk selanjutnya sudah direncakan untuk pengembangan bagian luar sehingga lebih efektif dan efisien mendukung kegiatan GTMI-YBTMA bagian dalam.

Seiring dengan perkembangannya GTMI harus mendukung visi misi dan tujuan YBTMA untuk menciptakan komunitas madani, mandiri dan fastabiqul Khoirot. Untuk itu diperlukan tata kelola yang terukur dan memiliki legal formal dan akuntabilitas yang berkelanjutan yang diwujudkan dalam Tata Kerja GTMI dalam naungan YBTMA

BAB I
NAMA DAN TEMPAT KEDUDUKAN

Pasal 1
NAMA

Organisasi ini bernama Graha Tanimulya Indah (GTMI) YBTMA, dalam naungan Yayasan Bina Tanimulya Al-Mujahiddin (YBTMA) Tanimulya Indah

Pasal 2
TEMPAT KEDUDUKAN

Organisasi ini bertempat dan berkedudukan di GTMI-YBTMA GTMI RW 15 Desa Tanimulya Indah

BAB II
VISI, MISI DAN TUJUAN

Pasal 3
VISI

Visi Pengelolaan GTMI-YBTMA adalah Menjadikan GTMI-YBTMA sebagai pusat innovasi kegiatan kreatif warga TMI untuk mendukung Generasi Fasabiqul Khairot secara mandiri dan madani yang berkeadilan serta mampu memberi warna pada perkembangan zamannya untuk NKRI

Pasal 4
Misi

Misi GTMI-YBTMA adalah:

  1. Menyelenggarakan berbagai innovasi kegiatan yang mendukung ketercapaian visi, misi dan tujuan YBTMA
  2. Menjadi sarana terpercaya bagi masyarakat dalam menggunakan GTMI-YBTMA menuju warga TMI Bahagia
  3. Menjadi pusat berkumpulnya warga TMI untuk merencanakan dan mengimplementasikan berbagai kreativitasnya dalam bentuk yang lebih bermanfaat.

Pasal 5
Tujuan

Tujuan Pengelolaan GTMI-YBTMA adalah:

  1. Mendukung tercapainya visi misi dan tujuan YBTMA
  2. Menghasilkan berbagai innovasi kegiatan untuk mendukung ketercapaian visi-misi dan tujuan YBTMA
  3. Mendapatkan keuntungan finansial dari penggunaan sarana prasarana untuk mendukung berbagai kegiatan TMI Madani Mandiri Fastabiqul Khoirot.
  4. Menghasilkan ide-ide dan implementasi komunitas sabilulungan sebagai outcome Madani mandiri fastabiqul Khoirot.

BAB III
STRUKTUR ORGANISASI, PENGAWASAN, PERIODE JABATAN DAN DESKRIPSI TUGAS

Pasal 6
Struktur Organisasi, Pengawasan dan Periode Kepengurusan

  1. GTMI-YBTMA berada di bawah naungan Yayasan Bina Tanimulya Al-Mujahiddin.
  2. Kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh GTMI-YBTMA harus merujuk dan mendukung pada ketercapaian Visi, Misi dan Tujuan YBTMA
  3. Struktur organisasi GTMI-YBTMA terdiri dari: (1) Direktur GTMI, (2) Bendahara, (3) Bidang Operasional, Asset dan Rumah Tangga GTMI, (4) Bidang Divisi Humas dan Publikasi,
  4. Supervisi, Pengawasan dan Audit Internal dilaksanakan oleh Dewan Pengawas YBTMA
  5. Periode Jabatan Pengelola GTMI-YBTMA selama 5 (lima) tahun

Pasal 7
Deskripsi Tugas

  1. Direktur GTMI-YBTMA
    1. Operasional: Mengawasi kegiatan harian operasional GTMI-YBTMA (kebersihan, keamanan, utilitas, layanan umum), Memastikan sistem mekanikal, elektrikal, dan plumbing (MEP) berfungsi dengan baik, Menyusun SOP pengelolaan GTMI-YBTMA dan memastikan pelaksanaannya.
    2. Pemeliharaan GTMI-YBTMA: Merencanakan dan mengawasi jadwal pemeliharaan rutin dan preventif, Menangani perbaikan kerusakan fasilitas dengan cepat dan efisien, Berkoordinasi dengan vendor atau kontraktor pemeliharaan teknis.
    3. Keuangan dan Anggaran: Menyusun dan mengelola anggaran operasional GTMI-YBTMA secara akuntabel dan transfaran, Mengelola pemasukan dan pengeluaran, termasuk sewa, biaya layanan, dan tagihan, Membuat laporan keuangan rutin kepada YBTMA.
    4. Keamanan dan Keselamatan: Mengelola sistem keamanan (CCTV, petugas keamanan, akses GTMI-YBTMA), Memastikan GTMI-YBTMA memiliki standar keselamatan kerja dan darurat (APAR, jalur evakuasi, alarm kebakaran), Melakukan simulasi kebakaran dan pelatihan tanggap darurat.
    5. Pengembangan dan Inovasi: merencanakan dan mengimplementasikan pengembangan sarana prasarana gegung dan perbaikan fasilitas untuk meningkatkan daya tarik GTMI-YBTMA, Menerapkan sistem manajemen GTMI-YBTMA berbasis teknologi (smart building), Merancang strategi efisiensi energi dan ramah lingkungan.
  1. Bendahara
    1. Pengelolaan Keuangan: Mengelola kas masuk dan keluar untuk keperluan operasional GTMI-YBTMA (listrik, air, kebersihan, keamanan, dll), Mencatat semua transaksi keuangan dengan rapi, baik secara manual maupun menggunakan software akuntansi (jika ada), Menyimpan bukti-bukti transaksi (nota, faktur, kwitansi) sebagai dokumentasi.
    2. Perencanaan Anggaran: Menyusun rencana anggaran tahunan untuk kebutuhan operasional dan pemeliharaan GTMI-YBTMA, Bekerja sama dengan DirekturGTMI-YBTMA dalam merancang rencana anggaran dan belanja.
    3. Pelaporan dan pengelolaan Keuangan: Menerima pembayaran sewa dan Membuat laporan keuangan berkala (bulanan/triwulanan/tahunan) kepada YBTMA
    4. Pengawasan dan Audit: Menyediakan data dan dokumen untuk keperluan audit keuangan.
    5. Kepatuhan Administratif: Memastikan semua penggunaan dana sesuai dengan peraturan, kebijakan, dan tujuan penggunaan GTMI-YBTMA dan visi misi YBTMA, Mematuhi peraturan perpajakan (jika relevan, misal pada GTMI-YBTMA sewa komersial).
  1. Bidang Operasional, Asset dan Penyewaan GTMI
    1. Penyewaan GTMI-YBTMA
  • Menyusun dan menyosialisasikan prosedur serta tarif penyewaan ruang/fasilitas GTMI-YBTMA.
  • Mengelola jadwal pemakaian atau penyewaan GTMI-YBTMA (misalnya aula, ruang serbaguna, lapangan, dll).
  • Membuat dan mencatat perjanjian sewa dengan pihak penyewa.
  • Mengawasi penggunaan fasilitas selama masa sewa agar sesuai dengan perjanjian.
  • Menindaklanjuti komplain atau pelanggaran aturan sewa.
  • Melaporkan pemasukan dari hasil penyewaan kepada bendahara atau pengelola utama.
  • Menjaga agar penyewaan tidak mengganggu kegiatan utama dan lingkungan GTMI-YBTMA
    1. Aset
  • Melakukan pendataan seluruh aset GTMI-YBTMA (meubelair, elektronik, kendaraan, alat ibadah, dll).
  • Menyusun daftar inventaris barang dan memperbarui secara berkala.
  • Melakukan pengecekan kondisi fisik aset secara rutin.
  • Mengatur pemeliharaan dan perbaikan aset.
  • Menyusun laporan mutasi aset (penghapusan, kerusakan, pembaruan).
  • Menjaga keamanan aset agar tidak hilang atau rusak akibat penyalahgunaan.
    1. Operasional
  • Mengelola kegiatan operasional harian (kebersihan, keamanan, kenyamanan, listrik, air, AC, dll).
  • Menyusun dan menerapkan SOP penggunaan GTMI-YBTMA.
  • Memastikan seluruh sistem GTMI-YBTMA berfungsi (lift, genset, lampu, fasilitas umum).
  • Menyusun jadwal dan supervisi pemeliharaan rutin (harian, mingguan, bulanan).
  • Menangani kendala teknis secara cepat dan koordinatif.
  • Berkoordinasi dengan petugas teknis, cleaning service, dan keamanan.
  1. Bidang Divisi Humas dan Publikasi
    1. Citra dan Branding Gedung
  • Menjaga citra baik dan profesionalisme pengelola gedung di mata masyarakat.
  • Mengusulkan inovasi branding visual (logo, slogan, warna tema) jika dibutuhkan.
  • Menangani krisis komunikasi atau isu negatif terkait pengelolaan gedung (jika muncul)
    1. Publikasi dan Promosi
  • Membuat dan menyebarkan informasi kegiatan, layanan, dan penyewaan gedung melalui berbagai media (pamflet, media sosial, website, spanduk, dll).
  • Mendesain dan menerbitkan media promosi (brosur, baliho, video promosi, konten medsos).
  • Memastikan seluruh kegiatan pengelolaan gedung terdokumentasi secara foto, video, atau berita.
  • Mengelola akun media sosial resmi pengelola gedung (Instagram, Facebook, WhatsApp group, dll).
  • Membuat laporan publikasi dan capaian promosi secara berkala.
    1. Komunikasi dan Kehumasan
  • Menjalin hubungan baik dengan pengguna gedung, penyewa, mitra, dan masyarakat sekitar.
  • Menyampaikan informasi resmi dari pengelola gedung kepada pihak luar.
  • Menyusun materi kehumasan seperti surat pengumuman, undangan, atau edaran kegiatan.
  • Menyambut tamu penting, tokoh masyarakat, atau pengunjung yang datang ke gedung.
  • Menangani keluhan atau masukan publik secara komunikatif dan solutif.
    1. Dokumentasi Kegiatan
  • Mendokumentasikan semua kegiatan yang berlangsung di gedung (acara, rapat, perbaikan, penyewaan, dll).
  • Mengarsipkan foto, video, dan laporan kegiatan dalam bentuk digital dan/atau cetak.
  • Menyusun laporan kegiatan untuk kebutuhan pelaporan kepada YBTMA

BAB IV
PANITIA PEMILIHAN, SYARAT KETUA, PROSEDUR PEMILIHAN, DAN PENETAPAN DIREKTUR GTMI-YBTMA

Pasal 8
Panitia Pemilihan Direktur GTMI

  1. Panitia Pemilihan Direktur GTMI-YBTMA dipilih oleh dewan pembina minimal sebanyak 3 orang (ketua dan anggota)
  2. Panitia Pemilihan dapat diambil dari anggota dewan pembina dan atau pengurus YBTMA
  3. Panitia Pemilihan menetapkan peraturan dan prosedur pemilihan Direktur GTMI-YBTMA atas persetujuan YBTMA
  4. Panitia Pemilihan melakukan langkah-langkah akuntable dalam melakukan teknis prosedur pemilihan Direktur GTMI-YBTMA

Pasal 9
Syarat Direktur GTMI-YBTMA

Syarat Direktur GTMI-YBTMA:

  1. Bersedia menandatangani fakta integritas sebagai Direktur GTMI-YBTMA dalam naungan YBTMA
  2. Berdomisili di Tanimulya Indah ditandai dengan Kartu Keluarga dan KTP
  3. Sehat Jasmani dan rohani
  4. Memiliki Wawasan Pengelolaan Gedung
  5. Memiliki Jiwa Kepemimpinan dan Organisasi
  6. Amanah, Jujur, dan Bertanggung Jawab
  7. Bersedia Bekerja Secara Sukarela
  8. Mampu Menjalin Hubungan Baik dengan Pihak Eksternal
  9. Direktur GTMI-YBTMA dipilih untuk satu periode jabatan dan dapat dipilih kembali untuk tidak lebih satu periode berikutnya.

Pasal 10
Prosedur Pemilihan Direktur GTMI-YBTMA

Prosedur Pemilihan Direktur GTMI-YBTMA:

  1. Panitia Pemilihan Direktur GTMI-YBTMA dibentuk oleh Dewan Pembina YBTMA dan atau Ketua YBTMA minimal 3 (tiga orang) dan di SK kan oleh Ketua YBTMA.
  2. Calon Direktur GTMI-YBTMA diajukan ke panitia pemilihan Direktur GTMI-YBTMA oleh ketua RT 01 sd Ketua RT 11 (masing-masing satu calon)
  3. Calon Direktur GTMI-YBTMA melakukan pendaftaran dengan mengisi formulir pendaftaran, kesediaan menjadi Direktur GTMI-YBTMA, menandatangani fakta integritas jika terpilih jadi Direktur GTMI-YBTMA dan surat pengajuan calon dari yang mengajukan di point 2)
  4. Calon yang sudah mendaftar ke panitia pemilihan diajukan ke Dewan Pembina YBTMA melalui Ketua YBTMA untuk dilakukan pemilihan
  5. Dewan Pembina melakukan pemilihan berdasarkan syarat-syarat Direktur GTMI-YBTMA dan jika diperlukan dilakukan wawancara dan tes psikologis
  6. Jika tidak ada calon yang mendaftar atau didaftarkan, Dewan Pembina YBTMA berhak menetapkan Direktru GTMI-YBTMA untuk dibuat SK oleh Ketua YBTMA

Pasal 11
Penetapan Direktur dan Pengurus GTMI-YBTMA

  1. Calon Direktur GTMI-YBTMA yang sudah terpilih diserahkan kepada Ketua YBTMA untuk ditetapkan
  2. Direktur GTMI-YBTMA terpilih mengajukan susunan kepengurusan untuk ditetapkan dengan SK oleh Ketua YBTMA
  3. Pelantikan Direktur GTMI-YBTMA dan Pengurus dilaksanakan di Gedung GTMI-YBTMA atau di Aula YBTMA

BAB V
SANKSI DAN PROSEDUR

Pasal 12
Pemberhentian

Direktur GTMI-YBTMA dan atau Pengurus dapat diberhentikan sebelum selesai periode jabatan selesai jika :

  1. Melanggar Fakta integritas yang telah ditandatangani
  2. Melakukan pelanggaran pada Tata Kerja Pengelolaan GTMI-YBTMA dan Visi-Misi-Tujuan YBTMA

Pasal 13
Prosedur Pemberhentian

Prosedur Pemberhentian sebelum selesai periode jabatan:

  1. Pengawas merekomendasikan pemberhentian sebelum selesai periode jabatan kepada Ketua YBTMA berdasarkan hasil supervisi dan audit yang dilakukan
  2. Ketua YBTMA merekomendasikan pemberhentian sebelum selesai masa jabatan kepada dewan pembina YBTMA
  3. Dewan pembina mengadakan rapat dihadiri minimal 50%+1 untuk menindaklanjuti surat rekomendasi dari Ketua YBTMA
  4. Pengurus selain Direktur GTMI-YBTMA, yang melanggar fakta integritas dapat diajukan oleh Direktur GTMI-YBTMA dan atau pengawas kepada Ketua YBTMA untuk diberhendikan sebelum selesai periode jabatan
  5. Pengurus selain Direktur GTMI-YBTMA diberhentikan oleh Ketua YBTMA sebelum periode jabatan selesai setelah mendapat persetujuan Ketua Pembina.
  6. Keputusan dewan pembina YBTMA disampaikan kepada ketua YBTMA untuk dibuatkan Surat Keputusan.

BAB VI
KETENTUAN PERALIHAN DAN TAMBAHAN

Pasal 14
Ketentuan Peralihan dan Tambahan

  1. Perubahan Tata Kerja bisa dilakukan oleh Anggota Dewan Pembina YBTMA dan Ketua YBTMA serta dihadiri oleh 50%+1 anggota Pembina YBTMA
  2. Hal-hal yang belum diatur dalam ketentuan ini dan diperlukan, diatur dalam peraturan YBTMA yang diterbitkan Ketua YBTMA atas hasil konsultasi dengan Dewan Pembina dan Pengawas

Ditetapkan : di Tanimulya Indah

Pada Tanggal : 19 Juli 2025M / 23 Muharam 1447H

Ketua Pembina
YBTMA

H. Suprianto

Ketua YBTMA

H. Heris Hendriana